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Zoomミーティングの主催者が気を付けるべき点についてまとめました：

  • 事前に計画を立てる
    • Zoomミーティングの連絡などを行う前に、まずミーティングを作成します。スケジュールを設定する際は、ミーティングのタイトル、日時を入力します。
    • 事前にミーティングを計画すれば、ミーティング出席予定者に通知する時間にも余裕ができます。
    • Zoomの無料版を使用する場合、通話参加者が3人以上のミーティングは開催時間が最大40分に制限されます。話したい内容がたくさんある場合はご注意ください。
    • スマートフォンやタブレットを使用することもできますが、ミーティングのホスト（主催者）を務める場合は、様々な機能をより簡単に使えるノートパソコンやコンピューターが最適です。
  • ミーティング情報を送信する
    • ミーティング開催の数日前に、ミーティングの招待状と情報を送信します。
    • これにはミーティング用のリンクとミーティングID番号を記載する必要があります。ミーティングにパスワードを設定した場合は、ミーティングパスワードも忘れずに記載し、共有します。
  • 開催内容を記載する
    • ミーティング招待状には、どういった内容のミーティングを予定しているかも出席予定者に知らせます。
    • ミーティングの議題がある場合も記載し、事前に通知します。そうすれば、参加者はミーティング中でも確認することができます。
    • Eメールには、準備すべき事項や一連のルールなど、ミーティングで予定されている内容を書くスペースもあります。
      • 例：「このミーティングでは_______について話し合います。アイディアや考え方を共有する準備をしてご参加してください」
      • Zoom初心者が多い場合はお互いに心得ておくべき基本的なルールをいくつかまとめたこの記事を送信することも検討しましょう。
    • ミーティング開催時のルールなどを明確に事前に伝えることでより効率的にミーティングを進めることができます。
  • 共同ホストを選択する（必須ではありません）
    • 共同ホスト（Co-host）は、Zoomミーティングの進行を手伝う参加者のことです。
    • 共同ホストは、主催者（ホスト）が話し始めた後に、遅刻した参加者を待合室からミーティングに入室させることができます。
    • 共同ホストは、チャットを監視したり、大声を出す人をミュートに設定したりすることもできます。
    • もし共同ホストになって欲しい人がいたら、事前に連絡をし、ミーティング開始の数分前にミーティングに参加してもらいます。
    • 誰かをZoomの共同ホストにするには、まず、主催者と、共同ホストにしたい本人がZoom通話に参加する必要があります。
      • Zoomミーティング内で、共同ホストに設定したい人の画像にマウスのカーソルを合わせてください。その人の画像の右上に3つの点が表示されます。
      • 3つの点をクリックして、「共同ホストにする」オプションを選択します。
      • ホストは、共同ホストをいつでも解除することができます。
    • 注：この共同ホスト機能を使用できるようにするには、本機能を「オン」にする必要があります。アカウント（https://zoom.us/）にログインし、設定（特に「ミーティングにて（基本）」）に移動して、共同ホスト設定をオンにします。
  • 各種Zoom機能を活用する
    • 様々なZoom機能を使用することで、会議をより円滑に進行できるようになります。
    • 会議の初めに、参加者に、自分が話していないときは周囲の雑音が入らないようにミュートを設定するよう伝えます。
    • 会議主催者は他の参加者がマイクをオンにしている場合や周囲の雑音が入り過ぎる原因になっている場合は、参加者のマイクを強制的にミュートに設定することができます。
    • 他のミーティング参加者に共有したいものがある場合は、画面共有機能を活用することもできます。例：ミーティングの議題やミーティング用に作成したプレゼンテーション等
  • 円滑な進行を心掛ける
    • 参加者全員がZoomに入って準備が整うように、ミーティング開始予定時刻から数分間待つことも検討しましょう。
      • 参加者全員が挨拶し合い、すぐに馴染めるような環境作りも検討してみてはいかがでしょうか。
      • Zoomのミーティングを予定より10～15分早く開始して、参加者へミーティングに早く参加するよう呼びかけることも検討しましょう。こうすることで、開始前に音声や接続状況など、技術的な問題等をすべて解決することができます。
    • 出席者に質問や会話への参加を促しましょう。
      • 参加者が多い場合や一度に複数の人が話し始めると問題がある場合は、参加者にチャット機能を使用してもらうこともできます。
    • 全員が参加できる状態をつくります。一部の人が会話を独占していることに気づいた場合は、参加者全員に話しかけたり、まだ話せていない参加者に振ってみたりしてみましょう。
    • ミーティングの終わりには、退出の挨拶をする時間や終了間際に出てきた質問に回答できる時間を残しておきます。
    • 唐突にミーティングを終わらせずに、参加者が全員退出するのを見送りましょう。
      • そうすることで、参加者を切り捨てるような形でミーティングを終わらせずに済みます。

投稿日：2020年10月28日